Copilotに「ファイルが空、破損、または処理できない形式」と言われたら

Copilotノートブックに大量のファイル（特にPDF）をアップロードして、チャットを開始したら、「ファイルが空、破損、または処理できない形式」 でアクセスできないと返されることがあります。しかし、それを鵜呑みにしてはいけません。

Copilotノートブックに大量のファイルをアップロードして、「ファイルが空、破損、または処理できない形式」 でアクセスできないと返される原因と対策について解説します。

Copilotノートブックは、Geminiノートブックと同様に、大量の資料の中から必要な情報を探し出したり、複数の資料の内容を比較分析したりするのに非常に便利です。

ところが、Copilotノートブックに大量にファイルをアップロードして、チャットを開始したら、

【ファイル名】についてアクセスを試みましたが、いずれも「ファイルが空、破損、または処理できない形式」という結果になり、文書を読むことができませんでした。

というメッセージが表示されることがあります。しかし、ファイルを開いて見ると、たいていは普通に開けます。なぜこのようなことが起こるのでしょうか。

Copilotがファイルにアクセスできない原因

Copilotが「ファイルが空、破損、または処理できない形式」 でアクセスできないと返すのは、Copilotがアップロードされたファイルをインデクシングできていないことにあります。

インデクシングとは、AIが受け取ったファイルのどこにどんなことが書いているあるのかを整理して索引を作る作業のことです。

Copilotは、他のAIよりもインデクシングが遅い（インデクシングに対する計算資源の割り当て優先順位が低い）のですが、Copilotがファイルをインデクシングできていないうちに、そのファイルに関するチャットが始まると、Copilotは無理やり答えようとします。

それが「ファイルが空、破損、または処理できない形式」 でアクセスできないと返してくる理由です。つまり、原因は「Copilotのインデクシングのタイムラグ」です。

正直に「まだインデクシングできていないので、お答えできません」と返してくれればいいものを、Copilotがなぜそのように回答するのかは、謎です。

Copilotがファイルにアクセスできないときの解決策

問題なく開けるファイルなのに、Copilotが「ファイルが空、破損、または処理できない形式」 でアクセスできないと返してきたときの解決策は、以下の通りです。

1. Copilotのインデクシングが終わるまで、15～30分程度待つ
2. チャットのプロンプトをコピーして、そのチャットを削除
3. プロンプトをペーストして、新しいチャットを始める

Copilotのインデクシングが終わるのを待てばいいなら、なぜ上記のステップ2「チャットを削除」が必要なのか疑問に思う方もいるでしょう。

これは不思議なのですが、Copilotが「そのファイルにアクセスできない」と返してきたチャットでは、インデクシングが終わっていても、Copilotは「アクセスできない」と返し続けます。どうやらCopilotがアクセスできないと判断したこと自体が、そのチャットに影響するようです。

後日談

Copilotのインデクシングのタイムラグに気づくまでは、Copilotは使えないと思っていました。これに気づいてからは、仕事の終わりに、まとめて翌日に使いそうなファイルを一式Copilotノートブックにアップロードしておくことで、翌日に効率よくCopilotノートブックを活用できるようになりました。